Командировочные расходы РК 2022

Служебная командировка - дело обычное. Регулярно сотрудники одних компаний приезжают в города и страны других компаний для совершения различных сделок. И если для работников командировка - это временно новое место работы в непривычной обстановке, то для организации, и особенно ее бухгалтерии - это новый раздел учета. Ведь все расходы по поездке (от стоимости проезда до пропитания) оплачиваются за счет компании, а значит, их необходимо доказать и правильно отразить в документах.

               Процесс возмещения расходов при служебных командировках

Законодательно о служебных командировках

Под служебными командировками закон подразумевает такие поездки сотрудников, которые совершаются по заданию их руководителя. При этом преследовать они могут только две цели:

• выполнение рабочих обязанностей вне штатной обстановки;
• повышение квалификации.

Период нахождения в командировке и условия пребывания закрепляются трудовым договором или для подобных случаев создается специальный акт. Следовательно, в служебные командировки могут отправиться только те сотрудники, отношения с которыми были оформлены через трудовой договор. Тем не менее в деловую поездку может отправиться внештатный сотрудник, предоставляющий свои услуги компании по ГПХ*. Тогда для него формируется отдельный акт.

*Кратко и просто о том, чем ГПХ отличается от трудового договора можно узнать здесь https://www.instagram.com/p/CWCva75sUsj/

Кроме того, в соответствии с Приложением №4 статьи № 124 Трудового Кодекса Республики Казахстан некоторые группы сотрудников могут отказаться от поездки в следующих случаях:

• беременность;
• возраст сотрудника не достиг 18 лет;
• инвалидность.

Если медицинских противопоказаний нет, и сами представители перечисленных категорий не против, руководитель может отправить их для выполнения трудовых обязанностей в поездку. Отказаться от командировки в некоторых ситуациях могут и другие сотрудники. Для этого они должны оформить свое решение письменно и приложить необходимые копии документов.

Расчет командировочных расходов согласно закону Республики Казахстан

Отправляя сотрудника в рабочую поездку на определенный срок, работодатель берет на себя расходы по проезду и проживанию работника. В том числе количество календарных дней, проведенных в командировке, также оплачиваются. При этом затрачиваемая сумма устанавливается руководителем и находится в прямой зависимости от бюджета компании. Исходя из него, рассчитывается лимит расходов по найму жилого помещения и по проезду к месту назначения (оплата билетов). На законодательном уровне каких-либо ограничений по данному параметру нет. Существует только одно требование, адресованное сотруднику: он должен предъявить документальное доказательство всех материальных трат. К ним относятся посадочные талоны, счета-фактуры от гостиницы, фискальные чеки и т.д. Все подтверждающие бумаги прикрепляются к отчету, который заполняется по закрепленной форме (приказ Минфина Республики Казахстан №562 от 20 декабря 2012 года).

Nurkassa: перечень подтверждающих документов для сотрудника, отправляющегося в служебную командировку

Если по возвращении из командировки у сотрудника осталась некоторая сумма денег, он обязан вернуть их компании. Аналогичным образом сотруднику при возникновении непредвиденных ситуаций компанией возмещаются расходы по поездке.

Отдельно стоит рассмотреть и расчет командировочных. За каждый день, проведенный в отъезде, работник должен получить соответствующую плату. Сумма оплаты рабочего дня назначается руководителем и документально закрепляется. После чего она переводится на банковскую карту сотрудника или выдается наличными. Вместе с оплатой труда за каждый день нахождения в командировке могут поступить и средства на саму поездку (билеты и жилье). Либо данные расходы оплачиваются напрямую со счета компании.

Обратите внимание! В случае вычета КПН из суточной оплаты необходимо придерживаться ограничений по сумме. Если поездка осуществляется в пределах Республики Казахстан на вычет нельзя отнести более 6 МРП (18 378 тг на 2022 год), а при командировках за границу - более 8 МРП (24 504 тг на 2022 год).

Как правило, работодатели руководствуются этими показателями. Если они превышены, то сумма облагается ИПН и другими отчислениями, так как приравнивается к доходу сотрудника.

Также важно понимать, что суточные не приравниваются к зарплате. Заработная плата продолжает начисляться сотруднику за все время нахождения в поездке.

Перечень обязательных документов для работников, направляемых в командировку

Как уже говорилось ранее сотрудник обязан предоставить компании отчет о произведенных в течение командировки расходах. Этот отчет должен состоять из следующих частей.

1) Отчет о результатах деятельности вне места постоянно работы для руководителя.

2) Командировочное удостоверение для бухгалтерии.

3) Отчет о произведенных расходах со всеми подтверждающими документами* для бухгалтерии.

*Если суточные расходы не превышали 6/8 МРП, они не нуждаются в подтверждении. В случае превышения лимита, необходимо предоставить чеки, билеты для транспортных средств и проч.

Полученные документы хранятся в архиве бухгалтерии в течение 5 лет.

Необходимые документы для работодателя, который отправляет своего сотрудника в командировку на определенный период

Руководитель при отправлении работника в деловую поездку должен оформить несколько документов: приказ о командировке, служебное задание и при желании командировочное удостоверение.

Приказ содержит в себе следующую информацию:

• фамилия, имя, отчество сотрудника;
• занимаемая им должность;
• место направления, в том числе и продолжительность самой поездки;
• цель, на основании которой совершается командировка.

Командировочное удостоверение, не являясь обязательным документом, составляется в большинстве компаний. К его составлению особенно прибегают тогда, когда сотрудник должен побывать не в одной, а сразу в нескольких служебных командировках. Это позволяет контролировать его деятельность, ведь в каждом новом месте работник просит ответственное лицо поставить дату, подпись и печать в удостоверении как факт того, что встреча состоялась.

После составления всех этих документов они подписываются руководителем. На их сновании отдел кадров отмечает в табеле учета рабочего времени* срок командировки.

*Читайте статью "Табель учета рабочего времени РК" по ссылке

Срок командировки

Законодательством Республики Казахстан не предусматривается минимальное или максимальное количество календарных дней нахождения в командировке. Однако, есть интересные примечания, отмеченные Налоговым Кодексом.

Если срок командировки не превышает 40 дней, то суточные выплаты не относятся к личному доходу сотрудника. Если же продолжительность поездки больше этого периода, то с оплаты каждого следующего дня вычитаются налоги и отчисления. По этой причине при наличии необходимости в длительных отъездах оформляется тип работы вахтовым методом.

В исключительных случаях возникают спорные вопросы при подсчете командировочных дней. Как правило, за день отъезда принимается день отправки поезда, самолета или любого другого вида транспортных средств. Если выбрано ночное время отправления, то следующий день будет считаться первым командировочным. Если транспорт отправляется в путь ровно в 00:00, то служебная командировка фактически началась с предыдущего дня.

Желаем интересных командировок, ваши Nurkassa!